Používání datových schránek v podnikatelské praxi je již zcela běžnou věcí, jsou zřizovány bezplatně a bez žádosti automaticky dle zákona:
- právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku
- právnickým osobám zřízeným zákonem
- organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsaným v obchodním rejstříku
- advokátům
- daňovým poradcům
- insolvenčním správcům.
Pro tyto subjekty je zřízení datové schránky povinné. Je však stále více fyzických osob, ať už živnostníků nebo soukromých osob, které o jejím zřízení také uvažují. Její používání má své výhody, ale je třeba vzít v úvahu i určitá rizika, která jsou s jejím používáním spojená.
Připomeňme si, co datová schránka je – jedná se o elektronické úložiště, které je určeno k doručování písemností od státních institucí (orgány veřejné moci) a současně k provádění podání vůči orgánům veřejné moci. Tento způsob komunikace nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě, tedy známé proužkované obálky s doručenkou a je tedy díky ní možné komunikovat s úřady výlučně elektronicky.
Do datové schránky je možné se dostat kdykoli a odkudkoli, fungují na obdobném principu jako internetové bankovnictví. Používáním datových schránek dochází ke zrychlení jednotlivých řízení díky tzv. institutu doručené zásilky. To znamená, že každá zásilka vložená do datové schránky je po lhůtě 10 dnů považována za vyzvednutou.
Výhodu ve zřízení datové schránky ocení zejména lidé, kteří často cestují, mohou pak například přiznání odeslat odkudkoliv. Navíc k přístupu do ní může její držitel zmocnit i někoho dalšího, například rodinného příslušníka, který za něj pak může vyřizovat úřední korespondenci. Zpráva zaslaná datovou schránkou nevyžaduje ani zaručený elektronický podpis, a je přesto považována za prověřenou.
Datová schránka umožňuje přístup i k dalším vymoženostem portálů veřejné správy. Například jde o projekt CzechPOINT@home, který na systém datových schránek napojil několik státních registrů. Je tak možné stáhnout si výpis z rejstříku trestů nebo třeba výpis bodového hodnocení řidiče. Přes datovou schránku je možně se dostat i k ePortálu České správy sociálního zabezpečení, přes který podávají OSVČ roční Přehled o příjmech a výdajích.
Přestože lze dobrovolné zřízení datové schránky spíše doporučit, existují i zde určitá rizika a nevýhody, jak jsme již uvedli výše. Je třeba mít na zřeteli, že dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem přihlášení do datové schránky. Pokud se však nikdo do datové schránky nepřihlásí, považuje se až na výjimky dokument za doručený uplynutím lhůty 10 dnů. Pokud si tedy již osoba datovou schránku zřídí, je potřeba pravidelně kontrolovat příchozí dokumenty. Další nevýhodou, o které ani mnozí podnikatelé často nevědí, je, že datové zprávy se po 90 dnech automaticky mažou. Proto pak v případě zpětných dohledávání dříve obdržených dokumentů, datová schránka neposlouží. Je tedy doporučováno uchovávat došlé dokumenty jejich stažením a zálohováním u sebe na PC. Možnou variantou je také přikoupení si placené služby České pošty Datový trezor, díky které budou dokumenty v datové schránky uchovávány delší dobu, tj. nad rámec 90 denní lhůty.
Pro podnikající fyzické osoby může být také určitou nevýhodou povinnost podávat daňové přiznání i další dokumenty pro finanční správu výlučně prostřednictvím datové schránky, pokud si ji dobrovolně zřídili. Za nedodržení této povinnosti a například podání daňového přiznání v písemné/listinné formě je udělována automaticky pokuta 2 000 Kč, ve výjimečných případech dokonce 50 000 Kč.
Zřízení datové schránky je jednoduché, stačí o ni požádat na Czech POINTu, který najdete na vybraných pobočkách České pošty a městských úřadech a zde doložit svou totožnost občanským průkazem. Datová schránka je na místě zřízena, stejně tak jednoduché je i obnovit si ztracený přístup do již existující datové schránky.
A jak funguje odesílání dokumentu datovou schránkou:
- Prostřednictvím své datové schránky vyberete adresáta, kterému má být žádost doručena
- Systém připojí k datové zprávě tzv. kvalifikované časové razítko (informace o čase odeslání) a dodá ji do datové schránky osoby, kterou jste označili jako adresáta
- Systém vám zároveň jako odesílateli oznámí, že datová zpráva, kterou jste poslali, byla dodána do datové schránky adresáta
- Systém dá automaticky vědět adresátovi, že do jeho datové schránky byla dodána nová zpráva; vyrozumění provede například tím, že odešle e-mail na jeho elektronickou adresu
