Auta, která zaměstnanci používají pro služební účely, tj. zejména pro služební cesty, nemusí být jen ve vlastnictví firmy, může se jednat o soukromé vozy nebo auta pronajatá či půjčená. Náklady uplatňované firmou se u jednotlivých případů využití liší.
1) Firemní vozidlo
Auto ve vlastnictví příslušné firmy je v její evidenci dlouhodobého majetku. Náklady na tento vůz uplatňuje firma (zaměstnavatel) a jsou jimi zejména opravy, pojistné, pohonné hmoty, parkovné apod. Pokud je firma plátcem DPH, má u těchto výdajů nárok na odpočet DPH. Mimo tyto výdaje firma uplatňuje náklady v podobě odpisů majetku, případně i úroky, pokud je auto financováno z úvěru.
Silniční daň hradí také firma, protože je zapsána jako vlastník a provozovatel vozidla.
Zaměstnanci vzniká nárok na stravné při služebních cestách dle podmínek stanovených v zákoníku práce a toto stravné je nákladem společnosti/zaměstnavatele. Může dojít k situaci, že zaměstnanec uhradí ze svých zdrojů např. pohonné hmoty nebo jiné výdaje při pracovní cestě související s provozem auta; pak má nárok na proplacení těchto výdajů. Je však zřejmé, že se jedná se o úhradu jménem zaměstnavatele, nikoli o výdaje, které by patřily přímo zaměstnanci. Zaměstnanec by měl být ještě před zahájením služební cesty vybaven dostatkem finanční hotovosti na pokrytí všech výdajů, které se služební cestou souvisí. Zaměstnavatel toto řeší buď zálohou vyplacenou zaměstnanci v hotovosti nebo dnes již častěji poskytnutím firemní platební karty. Pak zaměstnanec nemusí ani dočasně hradit výdaje na pracovní cestu ze svých soukromých finančních prostředků a využije na přímo prostředky firmy.
2) Půjčené vozidlo
Firma může mít auto pronajaté, a to buď formou finančního leasingu, operativního pronájmu nebo si ho může půjčit od jiné osoby. Uplatňované náklady firmou týkající se pohonných hmot či parkovného jsou obdobné jako v případě, kdy firma auto přímo vlastní. Místo odpisů, pojistného a nákladů na opravy se do nákladů zachycuje nájemné, které si pronajímatel za půjčení nárokuje. V případě finančního leasingu, kdy se platí na počátku zvýšená splátka (akontace), se jedná v nákladech o časově rozlišené nájemné, které je přiřazeno do období, se kterým věcně souvisí.
Silniční daň by firma platila pouze v případě, kdy by byla zapsána jako provozovatel vozidla v technickém průkazu, což z výše uvedených možností je případ finančního leasingu.
3) Soukromé vozidlo
Jako soukromé auto využité pro služební účely je považováno i takové auto, které není přímo ve vlastnictví konkrétního zaměstnance. Obecně se dá říci, že se jedná vozidlo, jehož vlastníkem je osoba odlišná od firmy a firma za toto vozidlo neplatí nájemné ani ho nevyužívá na základě smlouvy o výpůjčce.
Využití soukromého auta pro pracovní cestu musí být zaměstnanci ze strany zaměstnavatele předem odsouhlaseno, přičemž se může jednat o jednorázové odsouhlasení před zahájením pracovní cesty nebo je také možné mít souhlas platný pro delší období. I zde vzniká zaměstnanci nárok na stravné v souladu se zákoníkem práce. Současně vzniká zaměstnanci nárok na základní náhradu za použití vozu (za amortizaci vozidla) a náhradu na spotřebované pohonné hmoty, které jsou nákladem zaměstnavatele. Náhrady pro tento případ jsou každoročně stanoveny vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí a pro rok 2018 jsou v platnosti následující:
Sazba základní náhrady:
- 4 Kč za 1 km u osobního automobilu,
- 1,10 Kč za 1 km u. u jednostopých vozidel (motocyklů) a tříkolek.
Náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty (využijí se, pokud zaměstnanec nedoloží skutečně spotřebované pohonné hmoty) jsou pro rok 2018 stanoveny následovně:
- 30,50 Kč pro benzin 95,
- 32,80 Kč pro benzin 98,
- 29,80 Kč pro motorovou naftu.
Pro přesný výpočet náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z průměrné spotřeby vozidla uvedené v technickém průkazu.
Silniční daň za soukromé auto použité pro služební cesty firmy–zaměstnavatele hradí zaměstnavatel, pokud vyplácí cestovní náhrady za použití osobního automobilu (jestliže daňová povinnost nevznikla již provozovateli vozidla). Místo roční sazby daně může být použita denní sazba, která činí 25 Kč za každý den použití vozidla pro služební cesty. Tato denní sazba je využívána zejména v případech, kdy se soukromá vozidla pro služební účely nevyužívají příliš často a měsíční částka silniční daně by se tedy firmě nevyplatila.
