Snad v každé firmě jsou v rámci její ekonomické činnosti využívány automobily, ať už je to pro služební cesty zaměstnanců, pro obchodní činnost, kdy pracovní náplní některých zaměstnanců je udržovat kontakt se zákazníky či dohlížet například na prodej zboží na prodejnách, nebo se jedná o firmy, kdy doprava zboží je jejich hlavním předmětem činnosti. V souvislosti s používáním vozů vznikají firmě náklady na provoz a ten představují zejména pohonné hmoty, bez nichž auto „nevyjede“.
Většina firem daňově uplatňuje v případě provozních výloh vozidla (tedy hlavně pohonných hmot) skutečné výdaje. Podmínkou zde však je prokázání souvislosti cesty s předmětnou podnikatelskou činností poplatníka, tedy doložení, že se pracovní cesta uskutečnila. Upřesnění k tomu najdeme v metodickém pokynu Generálního finančního ředitelství číslo D-22 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona o daních z příjmů (konkrétně v § 24 odst. 2 bod 22), kde je uvedeno, že „poplatník vede evidenci jízd tak, aby takto vynaložené výdaje mohl prokázat“. Pro provozní evidenci se vžilo označení „kniha jízd“.
V evidenci jízd musí být uvedeny minimálně následující údaje:
- datum jízdy
- cíl jízdy
- účel jízdy
- ujeté km.
Dále poplatník vede údaje o: typu vozidla, registrační značce (státní poznávací značce) a stavu ujetých kilometrů k 1. lednu (případně k datu zahájení činnosti nebo zahájení používání vozidla) a k 31. prosinci kalendářního roku (případně k datu ukončení činnosti nebo používání vozidla).
Kromě vedení knihy jízd a prokazování skutečných výdajů existuje ještě další možnost (v zákoně o dani z příjmů zavedena od roku 2009), kdy lze daňově uplatňovat jednodušší formu, a to v podobě paušálních výdajů na dopravu. V souvislosti s tímto zavedením byly do daňově uznatelných výdajů doplněny následující položky:
- paušální výdaj na dopravu 5 000 Kč měsíčně, případně
- krácený paušální výdaj na dopravu 4 000 Kč měsíčně.
Toto doplnění daňově uznatelných výdajů samozřejmě přineslo doplnění i na straně nedaňových nákladů, kterými od zavedení paušálních výdaji jsou:
- spotřebované pohonné hmoty a parkovné u vozidla, u kterého poplatník uplatní paušální výdaj na dopravu, a také náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty a sazba základní náhrady u takového vozidla
- 20 % ostatních výdajů (nákladů) – s výjimkou odpisů – vynaložených v souvislosti s vozidlem, u kterého je poplatník povinen uplatnit krácený paušální výdaj na dopravu
Ustanovení § 28 odst. 6 zákona o daních z příjmů upravující do té doby jen obecně povinnost krácení daňových odpisů majetku, který je používaný k zajištění zdanitelného příjmu pouze zčásti, se doplnilo o závazný krátící poměr. Při odpisování vozidla, u kterého je poplatník povinen uplatnit krácený paušální výdaj na dopravu, se poměrnou částí odpisů rozumí 80 % odpisů.
Paušální výdaje nelze uplatňovat bez jakéhokoliv omezení. Existují zákonné podmínky, kterými je potřeba se v tomto ohledu řídit a těmi jsou:
- Pokud se jedná o vozidlo vlastní nebo v nájmu, není podstatné, jestli vozidlo vložil poplatník (fyzická osoba) do obchodního majetku či ne. Pokud však vozidlo není v obchodním majetku, není možné u něj daňově uplatnit jak daňové odpisy, tak ani výdaje na opravy a údržbu, které se totiž podle § 25 odst. 1 písm. u) zákona o daníh z příjml považují za nedaňové „soukromé“ výlohy.
- Vozidlo nesmí být pořizované na finanční leasing (platí od roku 2014) ani vypůjčené nebo vyprošené.
- Pokud více poplatníků využívá jedno vozidlo, které je ve společném jmění manželů nebo ve spoluvlastnictví, mohou si v úhrnu uplatnit paušální výdaj na dopravu za toto vozidlo nejvýše 5 000 Kč.
- Paušální výdaje na dopravu lze uplatnit nejvýše za 3 vozidla, u dalších je proto již nutná kniha jízd.
- Během jednoho zdaňovacího období nelze kombinovat u jednoho vozidla prokázané a paušální výdaje.
- V kalendářním měsíci pořízení a vyřazení vozidla je možné uplatnit pouze poměrnou část paušálních výdajů.
Nárok na plný paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000 Kč měsíčně má poplatník pouze v případě, že předmětné vozidlo používal výlučně k dosažení, zajištění a udržení zdanitelného příjmu. Používá-li vozidlo pouze zčásti k dosažení, zajištění a udržení zdanitelného příjmu, může na něj uplatnit pouze krácený paušální výdaj ve výši 4 000 Kč měsíčně.
