Kromě zpracování daňového přiznání k dani z příjmů s ním spojené roční účetní závěrky (jejichž první část podávaná v řádném termínu je úspěšně za námi), mají podnikatelé ještě další povinnost, a tou je zveřejňování dokumentů.
Povinnost zveřejňovat se týká všech účetních jednotek, které jsou zapsány do veřejného rejstříku. Účetním jednotkám, které do rejstříku zapisovány nejsou, může tuto povinnost stanovit zvláštní právní předpis. Účetní jednotky jsou rozděleny podle velikosti jejich aktiv, obratu a průměrného počtu zaměstnanců do čtyř kategorií: mikro, malé, střední a velké účetní jednotky a dle toho si odvíjí šíře obsahu zpracovávaných a zveřejňovaných dokumentů.
Dokumenty, které se zveřejňují:
1) Účetní závěrka, která tvoří celek a jejími nedílnými součástmi jsou:
- rozvaha, která informuje o majetku společnosti (aktiva) a zdrojích krytí tohoto majetku (pasiva).
- výkaz zisků a ztráty – informuje o výši nákladů a výnosů, o jejich struktuře a o dosaženém hospodářském výsledku, kdy porovnává minulé a sledované období. Mikro a malé účetní jednotky ho zveřejňovat nemusí.
- příloha, která vysvětluje a doplňuje některé informace z rozvahy a výkazu zisku a ztráty
- přehled o peněžních tocích, který sestavují všechny obchodní společnosti kromě subjektů veřejného zájmu (s výjimkou zdravotních pojišťoven) a kromě malých a mikro účetních jednotek. Povinně ho musí sestavit povinně auditované společnosti
- přehled o změnách vlastního kapitálu, který sestavují také všechny obchodní společnosti kromě malých a mikro účetních jednotek. I ten povinně sestavují účetní jednotky splňující podmínky pro povinný audit
2) Rozhodnutí valné hromady schvalující účetní závěrku včetně rozdělení zisku či způsobu úhrady ztráty
3) Zpráva o vztazích mezi propojenými osobami
4) Výroční zpráva – zveřejňují ji primárně povinně auditované účetní jednotky
Zveřejňované dokumenty je třeba odeslat na příslušný rejstříkový soud a uložit je lze pouze v elektronické formě (ve formátu PDF). Soubory nesmí být zašifrované a z hlediska velikosti nesmí překročit 150 kB na 1 stránku listiny. Platí pravidlo, že jedna listina se předkládá jako jeden pdf dokument (tj. Účetní závěrka musí být zaslána jako jeden soubor a měla by obsahovat všechny své součásti – viz přehled výše).
Způsoby odeslání dokumentů:
a) datovou schránkou na adresu příslušného rejstříkového soudu
b) emailem na elektronickou adresu soudu (nutno s elektronickým podpisem)
c) prostřednictvím online podání do sbírky listin dostupného přes or.justice.cz
d) webovou aplikací ePodatelna dostupnou z webu justice.cz
e) na nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW (poštou nebo osobně do podatelny soudu).
Seznam rejstříkových soudů
| Soud / kraj | Datová schránka | Adresa ePodatelny |
| Městský soud v Praze – pro Prahu a střední Čechy | snkabbm | or@msoud.pha.justice.cz |
| Krajský soud v Brně | 5wwaa9j | podatelna@ksoud.brn.justice.cz |
| Krajský soud v Českých Budějovicích | 832abay | podatelna@ksoud.cbu.justice.cz |
| Krajský soud v Plzni | yaraba4 | sbirkalistin@ksoud.plz.justice.cz |
| Krajský soud v Ústí nad Labem | phgaba8 | podatelna@ksoud.unl.justice.cz |
| Krajský soud v Hradci Králové | ep7abae | orpodatelna@ksoud.hrk.justice.cz |
| Krajský soud v Ostravě | euyp2tn | podatelna@ksoud.ova.justice.cz |
Lhůty pro zveřejnění
Obecně platí, že listiny musí být uloženy bez zbytečného odkladu. Pokud musí mít účetní jednotka ověřenou závěrku auditorem, zveřejňuje účetní závěrku i výroční zprávu až po jejich ověření auditorem a po schválení příslušným orgánem, přičemž tak činí do 30 dní od splnění obou těchto podmínek (což v praxi znamená do 31.7. následujícího roku) Nejzazším termínem pro zveřejnění je do 12 měsíců od rozvahového dne zveřejňované účetní závěrky (závěrky roku 2018 je třeba tedy zveřejnit nejpozději do 31.12.2019).
Sankce za nezveřejnění
V případě porušení zákonných podmínek nejprve soud vyzve osobu zapsanou ve veřejném rejstříku k předložení všech náležitých listin v určité lhůtě. Pokud je výzva osobou ignorována, může jí být uložena pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč.
V případě opakovaného neplnění této povinnosti, může rejstříkový soud zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. O tom však musí být osoba nejprve informována. Pokud toto jednání negativně ovlivňuje třetí osoby a je zde právní zájem, porušuje tím člen statutárního orgánu péči řádného hospodáře se všemi důsledky uvedenými v zákoně.
Následky mohou být rovněž trestněprávní povahy. Trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění se dopouští například ten, kdo jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že neuloží listinu do sbírky listin bez zbytečného odkladu. Následkem může být trest odnětí svobody až na dva roky nebo zákaz činnosti. Pokud takové jednání působí „značnou škodu“ (min. 500 tis. Kč), trest odnětí svobody je v rozmezí 1 – 5 let. Pokud takové jednání způsobuje „škodu velkého rozsahu“ (tj. minimálně 5 000 000 Kč), trest odnětí svobody může být stanoven v rozmezí 2 – 8 let.
